Procurement Agen APLN

Tiga tahun lebih bergelut didunia pengadaan, khususnya di Biro Perencana Pengadaan. Meski acuan regulasi hanyalah satu yaitu Kepdir 620.K/DIR/2013, akan tetapi masih banyak pemahaman yang berbeda-beda untuk mengimplementasikan peraturan tersebut. Bulat kepala boleh sama, akan tetapi isi dan cara menalaah aturan bisa berbeda-beda.

Sedikit blog ini mengupas secara garis umum perihal Procurement Agen APLN, khususnya tugas pokok Perencana Pengadaan yang sesuai prosedur dan hukum yang berlaku di PLN.

Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan :

Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)

DPT adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus oleh PLN melalui mekanisme penilaian kualifikasi, ditetapkan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, yang dimutakhirkan secara periodik. Dapat dipahami, pemutakhiran secara periodik tersebut adalah memonitor masa berlaku seluruh berkas Administrasi, Teknis dan Keuangan dan juga mengevaluasi kinerja dari DPT tersebut sebagaimana yang dipersyaratkan dalam dokumen kualifikasi. DPT tersebut digunakan untuk pelelangan terbatas yang merupakan strategi utama dalam pengadaan APLN, maka dari itu DPT harus benar-benar terseleksi dan merupakan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan dalam pengelolaannya, sehingga dalam proses pelaksanaan pelelangan dapat mendapatkan waktu yang singkat dan calon Penyedia Barang/Jasa yang berkinerja baik.

Menyusun dan mengelola Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa

Rencana Pengadaan Barang/Jasa adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan atas barang dan jasa, lengkap dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/waktu penyerahan, estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement/sentralisasi/desentrsasi yang disusun berdasarkan SKI terbit (pekerjaan murni).

Melaporkan hasil proses perencanaan pengadaan barang/jasa kepada Atasan Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa

Rencana Pengadaan Barang/Jasa tersebut dituangkan dalam sebuah dokumen yaitu Dokumen Renacan Pengadaan Barang/Jasa (DRP) yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa (General Manager) setelah melalui review dan rekomendasi dari Value for Money Committee (Senior Manager).

Contoh DRP  klik disini

Menyusun Dokumen Pelelangan Barang/Jasa atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, termasuk Addendum/Amandemen bila diperlukan

Produk dokumen pelelangan dari Pejabat Perencana Pengadaan adalah :

1. Dokumen Kualifikasi DPT (sesuai jenis pekerjaan) download 

2. Dokumen Pelelangan Terbatas (aplikasi DPT) download

3. Dokumen Pelelangan Terbuka (prakualifikasi/pascakualifikasi) download

4. Dokumen Pengadaan Langsung download

Menyusun dan mengelola Harga Perkiraan Engineering (HPE)

HPE adalah perhitungan estimasi biaya pokok produksi atau estimasi biaya pokok pekerjaan yang dihitung secara cermat dan professional, HPE dapat dapat berlaku untuk kurun waktu tertentu dan harus memperhitungkan kondisi yang berkaitan dengan harga dan HPE harus diupdate bila ada perubahan kondisi yang mempengaruhi faktor harga.

Contoh AHS Sipil Tahun Anggaran 2019 untuk semua Provinsi klik disini

Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran DPT

Menerapkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.271.K/DIR/2013 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa di Lingkungan PT PLN (Persero), melaksanakan penilaian kinerja secara periodik, transparan dan sebagai bahan kajian penunjukan langsung untuk pekerjaan urgent (darurat) dengan hasil evaluasi kinerja terbaik.

Contoh monitoring dan evaluasi secara manual klik disini

Sedikit contoh tools SI-TOMI (Sistem Online Monitoring dan Evaluasi), karya inovasi saya dan team change agent PLN UIP NUSRA dalam mengelola DPT untuk mengurangi resiko kesalahan administrasi dan mendapatkan calon penyedia yang berkualitas baik.

Tujuan aturan itu baik dan efisien, tergantung bagaimana cara kita dalam menelaah aturan tersebut. Sdikit kutipat diakhir tulisan "Pengadaan itu berdasarkan Peraturan, bukan dari Pengalaman"

Pekanbaru, 15 Januari 2019

Eko Stevanus