Penerapan PDCA Pada Manajemen Kontrak

Apa itu TLOD, TLOF dan TROF? Yup, kebingungan pertama saya pasca mutasi ke unit operasional ini. Dengan latar belakang project engjineer merasa asing dengan probis-probis tersebut.

Setahun lebih di Unit Induk masih begitu kurang paham dengan hal-hal tersebut, dikarenakan masih bergelut dengan dunia perandai-andaian (Pengadaan). Setelah mutasi lagi ke Unit Pelaksana meskipun masih dibagian Pengadaan, akan tetapi disinilah tempat yang tempat untuk mengatasi kebingungan diatas, lain project lain pulak operasional *baah...

Bengkulu, 05 Juni 2021 hari pertama ngantor disaat covid19 lagi ganas-ganasnya, sebagian rekan kerja terpapar covid, sehingga fokus manajemen menjadi teralihkan dari target-target yang seharusnya bakalan banyak saya akan bertanya-tanya.

Sebulan di Bengkulu, saya menemukan beberapa kejanggalan fokusnya pada manajem,en kontrak, dikarenakan saya lahir di PLN ini adalah base on contract, hal yang seharusnya menjadi payung utama dalam pencapaian apapun itu bentuk probisnya, menjadi sebuah tantangan bagi saya untuk mengembalikan marwah yang  seharusanya.

tidak menyurutkan semangat dalam 

PDCA adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan Siklus Deming. Untuk pembahasan lengkapnya yuk klik video dibawah ini:

Berikut beberapa contoh format sebagai tools sederhana dalam Penerapan PDCA Pada Manajemen Kontrak:

1. Plan

• Form RAB SE (supply erect), Form RAB SO (supply only), Form RAB EO (erect only) dan Form RAB Jasa Konsultansi.
• SDP (Standar Dokumen Pelelangan) Tender Terbuka, Tender Terbatas, Penunjukan Langsung (anak perusahaan), Pengadaan Langsung SPK dan Pengadaan Langsung SP.
• Formulir Kualifikasi Tender (kumpulan syarat kualifikasi untuk semua jenis tender).
• Formulir Evaluasi Tender Pascakualifikasi, Satu Tahap dan Pengadaan Langsung.

2. Do

• Formulir Amandemen Kontrak.
• Formulir BAPP (Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan), BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan) dan BAP (Berita Acara Pembayaran).
• Form monitoring berkas kualifikasi vendor.

3. Check

• Pembuatan folder scan kontrak per tahun berjalan.
• Formulir Monitoring dan Evaluasi Manajemen Kontrak.

4. Act

• Formulir Evaluasi dan Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa.
• Contoh Sertifikat/Penghargaan Kinerja.

Manfaat yang didapatkan dari PDCA Manajemen Kontrak tersebut diatas adalah:

1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;

2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;

3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;

4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja; dan

5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Knowledge Sharing PDCA di PLN UPT BKU

Demikian untuk beberapa tulisan yang singkat ini, sedikit quotes dari Ali bin Abi Thalip, yaitu "Bukan kesulitan yang membuat kita takut, tapi ketakutan yang membuat kita sulit" maka hal singkat yang dapat diambil adalah jangan pernah mencoba untuk menyerah dan jangan pernah menyerah untuk mencoba dalam memberikan hal-hal yang baik.

Terima kasih,

Eko Stevanus